Hinweisgebersystem der REMATEC GmbH

Die REMATEC GmbH möchte mit dem Hinweisgebersystem Verstößen keinen Spielraum lassen, denn ungesetzliches und unethisches Verhalten schädigt die Kluthe Group sowie deren Stakeholder. Ihre Meldung ist ein wertvoller Beitrag zur Aufklärung, Bekämpfung von Missständen sowie der Prävention.

Die REMATEC GmbH versichert, dass integres Verhalten zu keiner Benachteiligung führt und Vergeltungsmaßnahmen gegen die Hinweisgeber nicht toleriert werden.

Vertrauen und Loyalität sind uns sehr wichtig, deshalb reichen Sie bitte nur stichhaltige Meldungen ein. Um die erfolgreiche Bearbeitung zur Aufklärung der Missstände erheblich zu unterstützen, können Sie uns gerne freiwillig Ihre Kontaktinformationen übermitteln, über die wir Sie bei Rückfragen erreichen können. Eine Angabe der Kontaktinformationen ist nicht verpflichtend, somit bieten wir den hinweisgebenden Personen die Möglichkeit, Hinweise auch anonym abzugeben. Natürlich begrüßen wir auch die Meldung von Verbesserungsvorschlägen bezüglich unserer Tätigkeit. Diese Verbesserungsvorschläge können ebenfalls anonym eingereicht werden.

Über das eingerichtete Hinweisgebersystem können Informationen zu Verstößen unter anderem in folgenden Bereichen mitgeteilt werden:

• Interessenkonflikte
• Datenschutz
• Schutz von Geschäftsgeheimnissen
• IT-Sicherheit
• Im- und Exportkontrolle und Außenwirtschaftsrecht
• Kartell- und/oder Wettbewerbsrecht
• Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Bestechungen, Betrug, Diebstahl und Unterschlagung
• Manipulation im Rahmen der Rechnungslegung
• Betriebliche Belange wie Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheit
• Menschenrechte (inklusive Kinderarbeit)
• Beeinträchtigung des Hinweisgebersystems, z. B. Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber, Verletzung der Vertraulichkeit
• Sonstige Delikte

Wichtig: Hinweisgebende Personen sollten die Ihnen übermittelten Zugangsdaten (Link und selbstvergebenes Passwort) gut aufbewahren und sich regelmäßig in das elektronische Postfach einwählen, da dies das Kommunikationsmedium im Hinweis- und Beschwerdeverfahren ist.

Eingehende Hinweise werden von unserer zuständigen beauftragten Stelle geprüft. Die Hinweise werden ernst genommen und im gesetzlich zulässigen Rahmen vertraulich bearbeitet. Alle Untersuchungen werden stets unabhängig, unparteiisch und fair anhand folgender Schritte durchgeführt:

• Eingang Ihres Hinweises
• Versenden einer Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen
• Einleitung einer Sachverhaltsaufklärung (auf Wunsch des Hinweisgebers auch gerne durch persönliche Zusammenkunft)
• Es können Rückfragen während der Bearbeitung des Hinweises auftreten. Wir empfehlen daher mit der bearbeitenden Stelle in Kontakt zu bleiben. Spätestens 3 Monate nach Bestätigung des Eingangs des Hinweises erfolgt eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person zum Bearbeitungsstand.
• Es obliegt der REMATEC GmbH falls eine Untersuchung zur Sachverhaltsaufklärung eingeleitet wird, diese abzuschließen sowie die Ergebnisse zu bewerten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Wenn notwendig, werden wir sofortige Abstellmaßnahmen in die Wege leiten.

Unser Hinweisgebersystem wird durch einen geprüften Drittanbieter zur Verfügung gestellt.
Das Hinweisgebersystem steht den Hinweisgebern jederzeit in mehreren Sprachen zur Verfügung.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, externe Meldestellen zu kontaktieren.
Hier geht es zum Hinweisgebersystem: https://whistle.law/whistle/bc6332a2-686e-4495-a36a-f83bb46ab6cb